наверх

Как настроить отправку клиентам счетов и других документов по электронной почте из 1С:Бухгалтерии

07.03.2017

Как настроить отправку клиентам счетов на оплату и других документов по электронной почте из 1С:Бухгалтерии


Данный вариант вариант настройки отправки электронных писем можно использовать в типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" редакция 3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии.



Похожие статьи:





Как оправить счет на оплату в электронном письме из 1С:Бухгалтерии?


В реальной работе бухгалтерской службы любого предприятия часто возникает ситуация, когда клиенту необходимо отправить счет или другие документы по электронной почте.

Раньше, для решения данного вопроса, бухгалтеру приходилось сохранять документ в файл и отправлять его с помощью обычного клиента электронной почты или обращаться к программисту, который дорабатывал типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерии для возможности отправки электронных писем из программы 1С.

В новой редакции 3.0 типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" пользователь может самостоятельно без помощи специалиста настроить отправку электронных  писем со счетами на оплату, накладными, счет-фактурами, актами сверок и прочими документами непосредственно из программы 1С.

Как из 1С:Бухгалтерии отправить счет на электронную почту клиента

Для этого в форме счета на оплату есть специальная кнопка, которая так и называется "Отправить по электронной почте", при нажатии на которую открывается окно выбора печатной формы счета (с подписью и печатью или без).

Как отправить клиенту счет с печатью подписью по электронной почте из 1С:Бухгалтерии

При этом есть возможность выбрать формат файла, в котором будет отправляться документ, а также при необходимости можно заархивировать файл в zip-архив.

Как отправить клиенту счет с печатью подписью в формате pdf на email из 1С:Бухгалтерии

Если в карточке контрагента указан электронный адрес для отправки писем, то при отправке счета он будет подставляться автоматически, если email в карточке не указан, то его можно задать вручную.

Как клиенту отправить счет в электронном письме по электронной почте из 1С:Бухгалтерии

Также в этом окне пользователь без труда может отредактировать текст электронного письма.

Как настроить отправку электронных писем из 1С:Бухгалтерии

Для возможности отправки документов по электронной почте непосредственно из программы 1С:Бухгалтерия необходимо настроить учетную запись электронной почты. Для этого в разделе "Администрирование" выберите пункт "Органайзер".

Где настройка учетной записи электронной почты в 1С:Бухгалтерии 8 для отправки счетов клиенту прямо из программы

В программе может использоваться несколько учетных записей: системная учетная запись и дополнительные записи электронной почты.

Как настроить отправку счетов на e-mail клиента 1С:Бухгалтерии

Если планируется использовать только один адрес электронной почты для отправки всех документов и для всех пользователей, то достаточно настроить только системную учетную запись, если же необходимо использовать разные электронные адреса для отправки разных документов или различными пользователями, то также необходимо будет настроить дополнительные учетные записи (например, чтобы отдел продаж для отправки счетов клиентов будет использовать свой специально выделенный для этого email).
Начинаем с настройки системной учетной записи.

Как настроить отправку счетов на e-mail клиента 1С:Бухгалтерии

Если планируем только отправлять письма из 1С:Бухгалтерии, а получение писем будет в обычной почтовой программе, то устанавливаем галку только напротив "Для отправки писем" и на закладке "Отправка писем" заполняем необходимые поля:

В поле "Имя отправителя писем" указываем имя пользователя или название организации, которые будут подставляться в отправляемых письмах.
В поле "Сервер" - для почты от mail указываем smtp.mail.ru, от google - smtp.gmail.com, yandex - smtp.yandex.ru
В поле "Шифрование" выбираем "Всегда SSL" (безопасное соединение)
В поле "Порт" - для почты mail.ru, yandex.ru иgmail.com указываем 465
В поле "Имя пользователя" вводим адрес электронной почты
В поле "Пароль" - пароль от почтового ящика.

Флаг "Отправлять скрытые копии писем на этот адрес" рекомендуется устанавливать при отсутствии штатных возможностей для хранения отправленных писем на почтовом сервере.

Если у вас используется другая почта (mail, gmail или yandex), то значения настроек указываемые в полях "Cервер" и "Порт" могут отличаться и их необходимо будет уточнить в технической поддержке вашего почтового ящика или у вашего системного администратора.

В самом низу окна настройки можете указать, кто будет использовать данную учетную запись для отправки электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Можно выбрать один из двух вариантов: "Для всех" или "Только для:" и выбрать из списка конкретного пользователя.

После заполнения всех полей нажимаем на кнопку "Проверить настройки".

Если проверка не проходит, то будет сообщение об ошибке "Проверка параметров учетной записи завершилась с ошибками" и необходимо будет проверить правильность введенных адреса электронного ящика, пароля и указанных данных. 

Ошибка при проверке параметров учетной записи для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на электронную почту клиента

Если проверка пройдет успешно, то будет сообщение "Проверка параметров учетной записи завершилась успешно".

Проверка параметров учетной записи электронной почты для отправки клиентам счетов из 1С:Бухгалтерии

Поздравляем! Вы настроили системную учетную запись в 1С:Бухгалтерии!

Если для всех отправки всех писем всеми пользователями будет использоваться только одна учетная запись, то этого достаточно.

Если же необходимо настроить отправку электронной почты разными отделами или пользователями с отдельных электронных адресов, то необходимо настроить дополнительные учетные записи.

Для этого необходимо вернуться к разделу "Администрирование" > "Органайзер" и выбрать пункт "Учетные записи электронной почты".

Как настроить отправку электронных писем со счетами из 1С:Бухгалтерии

Откроется список используемых учетных записей.

Где находится настройка учетной записи электронной почты в 1С:Бухгалтерии для отправки счетов клиенту из программы

Если вы пока ввели только одну системную учетную запись, то в списке будет отображаться только она. Нажимаем кнопку "Создать".

Для отправки счетов от отдела продаж мы решили добавить отдельный электронный адрес (в примере "zakaz-buh@mail.ru").

Где настроить электронную почту в 1С:Бухгалтерии 8 для отправки счета из программы на емайл клиента

В поле "Адрес почты" указываем адрес электронной почты отдела продаж zakaz-buh@mail.ru
В поле "Пароль" - пароль от почтового ящика zakaz-buh@mail.ru
Если планируется использовать данный адрес только для отправки электронной почты, то ставим флаг напротив "Для отправки почты"
Для данной учетной также можно указать, кто сможет ее использовать для отправки электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Можно выбрать один из двух вариантов: "Для всех" или "Только для меня".
В поле "Имя отправителя" указываем "Отдел продаж "Онлайн-Консалтинг" для его автоматического указания в отправляемых электронных письмах
Можно выбрать вариант автоматической или ручной настройки параметров учетной записи.

Как изменить обратный электронный адрес в счете на оплату при отправке из 1С:Бухгалтерии

Сначала рекомендуем выполнить автоматическую настройку, выбрав пункт "Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)".

Запуститься проверка параметров подключения и настроек учетной записи.

Создание учетной записи электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на электронную почту клиента

Если возникнут какие-то проблемы с автоматическим подключением, то программа предложит настроить параметры подключения вручную.

настройки подключения при создании учетной записи электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на электронную почту клиента

В поле "Сервер" указываем smtp.mail.ru (для электронных адресов mail.ru, для других серверов значение будет отличаться)
В поле "Порт" - для почты mail.ru, yandex.ru иgmail.com указываем 465
В поле "Шифрование" выбираем "Всегда SSL" (безопасное соединение) 

Ручная настройка подключения учетной записи электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на электронную почту клиента

Нажимаем "Далее"

Не удалось подключиться к серверу исходящей почты при создании учетной записи электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на электронную почту клиента

Если опять возникнут проблемы, то рекомендуем проверить правильность указанного электронного адреса и пароля.

Автоматическая настройка параметров учетной записи электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на email клиента

Если все параметры и настройки были указаны правильно и проверка будет пройдена успешно, то программа сообщит о создании новой учетной записи, которая появится в списке.

Как настроить 1С:Бухгалтерию для отправки клиентам счетов в электронных письмах

Поздравляем! Вы создали дополнительную учетную запись для отдела продаж!

Если у вас будет использоваться несколько учетных записей со статусом "Для всех", то каждого пользователя можно указать электронный адрес, который будет использоваться по умолчанию при отправке электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Для этого в разделе "Главное" выберите "Персональные настройки".

Как настроить отправку клиентам электронных писем со счетами на оплату и других документов из 1С:Бухгалтерии

В открывшемся окне находим "Настройки электронной почты".

Автоматическая настройка электронной почты для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на email клиента

Тут можно выбрать основной адрес электронной почты, который будет использоваться для данного пользователя по умолчанию, задать адрес электронной почты для отправки копий исходящих писем, а также в поле "Подпись" отредактировать текст подписи (при необходимости отформатировать, изменить шрифт и цвет подписи, вставить ссылки на сайт и т.д).

Настройка электронной почты отдела продаж для отправки счетов на оплату из 1С:Бухгалтерии на email клиента


Если у вас все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на любимых форумах ))).  
Компания "Онлайн", 2017
www.online-ufa.ru

Ключевые слова


Теги: Как настроить электронную почту в 1С:Бухгалтерии 8, Настройка электронной почты в 1С:Бухгалтерии 8 для отправки счетов клиенту прямо из программы, Как отправить счет на email клиента из 1С:Бухгалтерии, Где настройка учетной записи электронной почты в 1С

Возврат к списку

Начать сотрудничать с нами легко

Получить консультацию у менеджера компании “Онлайн” можно по телефону +7 (347) 223-82-28. Звонок бесплатный.

Или воспользуйтесь формой обратной связи.

+7